Vrei şi tu să externalizezi?

Cum procedezi pentru a lua o decizie corectă, atunci când apelezi la un furnizor extern de servicii? În primul rând, este foarte important să analizezi motivele care stau la baza dorinţei de externalizare: reducerea de costuri sau creşterea competitivităţii. În funcţie de aceasta şi de strategia pe termen lung a companiei, poţi hotărî şi ce tip de furnizor răspunde necesităţilor tale.

Iată câteva întrebări-cheie pe care ţi le-ai putea adresa atunci când cauţi un furnizor de servicii:

Care este costul externalizării?

Gândeşte-te la importanţa activităţii pe care vrei să o externalizezi! Care sunt costurile totale şi implicaţiile pe termen lung ale acestui demers? De exemplu, IT-ul este o activitate suport de care este nevoie în toate departamentele companiei, iar dacă procesul de externalizare eşuează, vom paraliza complet activitatea şi vom consuma resurse în mod inutil. În astfel de situaţii, gândeş-te-te la un plan de rezervă şi nu uita care este strategia pe termen lung a companiei!

Care sunt motivele pentru care vrei să externalizezi activitatea?

O externalizare de succes se poate realiza doar dacă se cunosc foarte clar motivele pentru care se face. Vrei să reduci costurile sau să câştigi un avantaj competitiv în piaţă? Încearcă întodeauna să ai în vedere aspectul creşterii calităţii serviciilor oferite clienţilor. În funcţie de acest tip de abordare, poţi alege  furnizorul de servicii.

Ce experienţă are furnizorul de servicii? Care este portofoliul său de clienţi?

Verifică care este experienţa acestuia şi dacă în portofoliul său de clienţi există firme similare, din punctul de vedere al tipului şi complexităţii serviciilor pe care le doreşti. Lipsa de experienţă poate duce la eşec. Stabileşte obiectivele de la început, pentru a le putea discuta cu furnizorul şi verifică în ce măsură are capacitatea să le îndeplinească! Cere referinţe de la clienţii săi! Externalizarea este privită ca o delegare de responsabilităţi şi de aceea trebuie să ştim foarte bine ce vrem şi unde vrem să ajungem, ca să ştim ce să cerem furnizorului de servicii.

Care este modalitatea de lucru a furnizorului cu clienţii săi?

În general, cele mai multe probleme cu furnizorii apar la începutul perioadei de colaborare. Stabileşte clar, de la început, care este modalitatea de lucru şi modul de comunicare! Află dacă există proceduri standard pe care trebuie să ţi le asumi în relaţia cu acesta şi analizează-le! Le poţi accepta? Personalul propriu are, la rândul său, anumite proceduri sau s-a obişnuit cu un anumit mod de lucru? Pot fi cele două armonizate? Stabileşte cu furnizorul, dar şi cu angajaţii proprii un plan de lucru corelat cu obiectivele firmei şi respectă-l!

Funizorul lucrează cu indicatori de performanţă ?

Stabileşte-ţi indicatori de performanţă (KPI) pentru realizarea activităţii pe care vrei să o externalizezi! Nu există serviciu bun sau prost, ci criterii de evaluare clare, pe baza cărora vei evalua activitatea furnizorului.

Furnizorul are aceleaşi valori şi acelaşi tip de cultură organizaţională cu a ta?

Întotdeauna trebuie să avem în vedere compatibilitatea noastră cu valorile firmei furnizoare de servicii. Chiar dacă furnizorul are experienţă şi se dovedeşte bine pregătit, poţi avea surpriza ca acesta să nu adere la valorile companiei tale. Spre exemplu, se poate ca furnizorul tău să fie orientat spre relaţie, iar compania ta, pe generarea de rezultate imediate. Acest lucru ar duce la blocaje în comunicare şi, în general, la risipă de energie de ambele părţi, deci la un consum prea mare de resurse pentru ca efortul de externalizare să se justifice.

Căutând răspunsurile la aceste întrebări, vei putea selecta compania potrivită nevoilor business-ului tău.

Îţi doresc un parteneriat de succes!

Florin Scarlat, General Manager 
Bit Solutions