Şapte ponturi să stopaţi şedinţele inutile

Cei mai mulţi oameni preferă să nu participe la şedinţe, poate cu excepţia celor care vor să evite ce au de făcut în acea zi la birou. Problema de bază este că în timp ce oamenii sunt în şedinţe, aceştia nu-şi pot onora îndatoririle de serviciu. În cida statisticilor care indică o pierdere masivă a timpului în şedinţe, acestea continuă să fie programate. Numai în SUA sunt programate anual în jur de trei miliarde de şedinţe pe an, potrivit estimărilor. În ciuda datelor, uneori avem nevoie de oameni care să coordoneze planurile şi să planifice lucruri noi care urmează să se întâmple. Vestea bună este că există întotdeuna cîteva sugestii să petreceţi cât mai puţin timp în şedinţe. Iată şapte dintre ele.

1. Păstraţi-vă agenda limitată, focalizată. Întâlnirile care se abat de la subiect sau care încearcă să abordeze mai multe lucruri au tendinţa să fie neproductive şi debusolante. Nu încercaţi să rezolvaţi toate problemele companiei într-o singură întâlnire. În schimb, păstraţi o singură temă şi lăsaţi celelalte probleme pentru altă dată.

2. Reconsideraţi întâlnirile programate regulat. Poate că acea întâlnire săptămânală ar putea fi organizată la două săptămâni sau chiar la lună, dacă nu sunt foarte multe probleme presante de discutat.

3. Revizuiţi lista celor care participă la şedinţă. Verificaţi atent cine trebuie să participe cu adevărat la şedinţă şi lăsaţi-i pe ceilalţi să-şi vadă de treabă. Le puteţi trimite apoi tuturor un mesaj în care să le rezumaţi ce trebuie să ştie.    

4. Scurtaţi perioada şedinţei. Gândiţi-vă bine înainte să programaţi o întâlnire mai lungă de o oră. Marea majoritate a participanţilor îşi vor pierde răbdarea şi nu vor asimila prea mult.

5. Folosiţi internetul. În loc să adunaţi toată lumea în acelaşi loc, puteţi folosi platforme precum Campfire să colaboraţi şi să împărţiţi puncte de vedere. Multe întâlniri de formare pot fi anulate în favoare trainingurilor online care pot fi programate atunci când oamenii au mai mult timp la dispoziţie.

6. Trimiteţi un memo. Dacă întâlnirea este doar despre implementarea unor noi politici sau planuri, faceţi un filmuleţ video explicativ, scrieţi un text pe blogul companiei sau trimiteţi un mesaj clasic către toată lumea.   

7.Reinventaţi-vă întâlnirile. Dacă oamenii moţăie la şedinţele dumneavoastră, trebuie să învăţaţi să le concepeţi astfel încât să fie antrenante şi folositoare. Potrivit celor de la entrepreneur.com, există şi o carte, numită The Culture Game, care vă ajută cum să faceţi şedinţe productive.