Eficientizarea proceselor de HR

In urma cu opt luni am optat pentru un sistem IT de suport in procesul de recrutare. Intitulat QHRM si oferit prin modelul SaaS, acesta a fost dezvoltat initial peste o platforma open-source extrem de flexibila, sistemul fiind ulterior imbunatatit si modelat treptat pentru a raspunde precis cerintelor companiei si pentru a reflecta cat mai aproape de realitate procesul de recrutare.

Avantajele sistemelor SaaS

Existenta unui sistem IT de suport este pentru intreaga organizatie una dintre problemele de tipul „oul sau gaina”. Stii ca ai putea fi mai eficient daca ai avea unul, dar si ca in prezent trebuie sa muncesti mai mult doar ca sa te asiguri ca ramai pe linia de plutire. Asadar, este posibil acest efort suplimentar pentru a implementa un sistem?

In urma utilizarii interne pot spune ca a fost mult mai usor chiar decat ne-am asteptat initial: abordarea este simpla, iar transpunerea directa in sistem a procesului real a facut ca adoptarea sistemului de catre membrii (non-tehnici) ai departamentului de HR sa fie aproape instantanee. In plus, sistemul a fost oferit in sistem SaaS (Software as a Service) lucru ce a scutit de responsabilitati departamentul de IT.

In paradigma SaaS, spre deosebire de modelul clasic de licentiere, clientul plateste exclusiv pentru utilizarea sistemului software o suma lunara, iar furnizorul se ocupa de tot ceea ce este necesar pentru ca utilizarea sistemului sa fie posibila, respectiv de: hardware-ul din spatele software-ului, administrare si backup. Cu alte cuvinte, costurile de adoptare erau zero, iar daca sistemul nu ni se mai potrivea puteam sa renuntam la el oricand, fara sa fi facut o investitie initiala.

Inainte de QHRM, ne lovisem de refuzul managementului la implementarea unui alt sistem software, iar costurile ridicate de licentiere nu au fost singurul motiv pentru care nu am reusit sa convingem boardul de directori/shareholderii. Cateva dintre costurile „ascunse” enumerate de acestia au fost: achizitionarea echipamentului hardware si a licentei pentru sistemul de operare, si toate costurile de mentenanta si administrare asociate. In plus, cel putin unul dintre angajatii departamentului IT trebuia sa invete sistemul si sa se ocupe de mentenanta serverului, a aplicatiei si de backup-ul datelor.

Un aspect pe care trebuia sa il avem in vedere era faptul ca, dupa o perioada de timp, daca ne dadeam seama ca sistemul nu mai corespunde nevoilor noastre, ramaneam cu o licenta scumpa si nefolositoare.

Aspecte legate de securitatea si siguranta informatiilor

Introducerea unui sistem intr-un mediu corporate ridica o suita de alte probleme, in special in momentul in care sistemul in cauza urmeaza sa manipuleze date cu caracter confidential: securitatea si siguranta informatiilor. QHRM-ul a reusit sa acopere cerintele noastre si pe zona de securitate: transmisia datelor si bazele de date sunt criptate, iar accesul la aplicatie se poate face doar de pe calculatoarele pe care este instalat un certificat de securitate generat individual pentru fiecare utilizator in parte.