Cum sa faci o sedinta reusita

Eroarea 1. Nu stiti de ce tineti sedinta. Pare ciudat, dar se intampla frecvent. O sedinta poate avea doar doua scopuri legitime: informare sau luarea deciziilor. Trebuie sa va hotarati dinainte, de cand o convocati, pe care dintre aceste scopuri vreti sa il atingeti si sa derulati sedinta ca atare. Daca aveti mai multe subiecte, trebuie sa va decideti ce vreti pentru fiecare. Nu dezbateti subiecte in care decizia e deja luata si nu parasiti sala fara o decizie, daca "decizie" e ceea ce va doriti.

Eroarea 2. Convocati la sedinta pe cine nu trebuie. Fie NU convocati pe cine trebuie, fie convocati oameni in plus. Ambele situatii sunt inacceptabile. Oamenii in plus se plictisesc si simt nevoia sa spuna si ei ceva, daca tot au fost invitati. Indiferent daca au sau nu ceva inteligent de spus. Oamenii care lipsesc nu-si aduc contributia si fara ei e posibil ca eventualele decizii sa nu se poata lua. Adeseori, sedintele au componenta fixa, indiferent de agenda, gen "operativa de luni". Merita regandita politica, in sensul reconfirmarii participarii in fiecare saptamana.

Eroarea 3. Aveti o agenda neclara sau incompleta. Agenda e esentiala. Nu doar pentru a sti ce faceti in sedinta, cat pentru a sti ce vreti sa obtineti. E esential ca oamenii sa vina la sedinta pregatiti. Cel mai adesea ei vin nepregatiti, nestiind ce o sa se discute si nestiind ce decizii se asteapta de la ei. Ca atare, decizia fie se amana, fie e luata de sef, fara o contributie coerenta din partea celorlalti, caz in care toata lumea era mai castigata daca el o lua pur si simplu si o trimitea pe e-mail. Creati o agenda si lasati-o sa circule macar cu trei zile inainte. Cereti specific oamenilor sa se ocupe de cate un punct din agenda, punct la care aportul lor e esential, si cereti tuturor celor care au informatii relevante sa vina cu ele.

Eroarea 4. Conducere slaba a sedintei. Conducerea unei intalniri are doua paliere distincte: conducerea procesului si conducerea interactiunii. E nevoie de conducatori buni pentru ambele. Nu trebuie neaparat sa fie una si aceeasi persoana. Felul in care oamenii iau decizii e la fel de important ca modul de abordare a intalnirii. Rolul -conducatorului nu e sa ia decizii pentru grup, ci sa determine grupul sa ia deciziile potrivite.

Eroarea 5. Calitate slaba a deciziilor. Decizii impuse cu forta sau luate fara dezbatere si argumente suficiente, din inertie. Astfel de decizii creeaza resentimentul grupului si genereaza o reactie de pasivitate in care toata lumea asteapta ca altcineva sa actioneze intai. De aici decurg deciziile care se iau, dar nu se aplica.

Eroarea 6. Lipsa intelegerii dinamicii grupurilor si a procesului rezolvarii problemelor in grup. Aici sunt multe lucruri de spus, dar ideea este ca grupurile functioneaza bine doar cand membrii urmaresc consensul, abordeaza problemele coerent, sistematic si separa demersul de tip divergent (de generare de idei) de cel de tip convergent (de evaluare critica a ideilor). In lipsa acestei intelegeri, grupurile devin repede conflictuale, excesiv de critice, divagheaza de la tema si inlocuiesc batalia de idei cu rafuiala intre ego-uri.

Eroarea 7. Lipsa de sumarizare si structurare a rezultatelor sedintei. Aici isi are rolul celebra minuta a intalnirii. Am participat la intalniri la care minuta avea 60 pagini. Banuiesc ca e inutil sa va spun ca nu am citit-o niciodata. Rolul minutei nu e sa consemneze cine ce a zis pentru posteritate - nu suntem inca atat de importanti - ci sa rezume si sa intareasca deciziile pe care le-am luat impreuna. In timpul intalnirii, cel care va redacta minuta trebuie sa rezume si sa obtina acordul grupului pentru orice decizie luata, inainte sa o consemneze. Minuta trebuie sa circule in 24 de ore de la incheierea sedintei.

Sper ca aceste reguli simple sa va ajute sa aveti sedinte mai productive in viitor. Eliminati aceste erori si veti vedea cum lucrurile incep sa se miste cu totul altfel, in timp foarte