Comunicarea. Cat de importanta este in cazul contractelor de servicii?

In cele mai multe cazuri, atunci cand comunicarea nu functioneaza, situatia evolueaza intr-o directive gresita,  in care cele doua parti nu mai evalueaza obiectiv  situatia. Pe de alta parte, eficienta in comunicare reprezinta un factor cheie pentru a avea o relatie pe termen lung cu furnizorul de servicii, atingandu-ti, in calitate de client, obiectivele legate de reducerea costurilor si focus pe business-ul principal.

Prin urmare, alegerea companiei cu care colaboram intr-un contract de servicii de tip outsourcing nu trebuie sa ia in calcul numai aspectul costurilor, ci si abilitatea acesteia de a comunica eficient cu clientii sai.

Iata cateva din lucrurile de care o companie de servicii (in cazul de fata din domeniul IT) ar trebui sa tina cont in comunicare, pentru a stabili un parteneriat de succes cu clientul sau:

Stabileste-ti clar canalele de comunicare! Orice mesaj trebuie sa fie trimis catre cei care sunt interesati de el prin canalele  de comunicatie agreate. Acest lucru va incuraja receptorul sa citeasca mesajul si sa ia cunostinta de continutul lui. Exista mai multe moduri de comunicare si de aceea este important sa gasesti cea mai buna modalitate care sa satisfica ambele parti.

Creeaza mesaje standardizate! Dupa cum stim, timpul este o resursa importanta si de aceea trebuie sa fim atenti si la acest aspect. Nu creea mesaje lungi! Incearca sa le pui intr-o  forma standard pentru ca ideile cheie sa fie usor de gasit si usor de inteles, ca sa nu consume timp de fiecare data evaluand sensul mesajului primit.

Comunica interactiv! Interactivitatea va incuraja interlocutorul sa absoarba informatia. Acest lucru este important la toate nivelele intre furnizorul de servicii si client. Intodeauna  stabileste cu clientul de la inceput o persoana de legatura.

Comunica proactiv! Intodeauna incearca sa aduci la cunostinta oamenilor ce se intampla inainte de a se intampla! Nu intodeauna este posibil sa anticipezi toate intrebarile care vor aparea, dar comunicarea proactiva ajuta managerii sa tina sub control comunicarea. Fiind reactiv, pe de alta parte, nu faci decat sa creezi o situatie tensionata si sa creezi o impresie negativa asupra ta care in final se va rasfrange asupra furnizorului de servicii.

  Florin Scarlat,

  General Manager Bit Solutions